Передать объект в комплексное обслуживание

Что уходит вместе с главным инженером

Зависимость от одного человека обнаруживается не в его рабочие дни. Пока он на объекте, отсутствие описи, регламента и журнала ничего не стоит: нужные сведения достаются из памяти за минуту, а решение принимается на месте. Стоимость появляется в его отсутствие, и с квалификацией замещающего она не связана. Сведения, на которых держится эксплуатация, либо зафиксированы в документах объекта, либо существуют только в памяти и в личной переписке; во втором случае они уходят вместе с человеком и восстанавливаются заново — обычно по ходу первого отказа, когда времени на восстановление нет.

• Учётные записи администратора и пароли к контроллерам, видеосерверу и панелям автоматики — у кого они есть, кроме него
• Фактические схемы: что переносили, добавляли и отключали после ввода объекта в эксплуатацию и где это отражено
• Даты поверок, испытаний и регламентных работ — в графике объекта или в личном календаре
• Договоры с подрядчиками: предмет, срок, периодичность и то, чем подтверждается выполнение
• История отказов: какой узел ремонтировали трижды за сезон и по какой причине
• Порядок действий при аварии в ночную смену и в выходной, записанный так, чтобы по нему действовал любой дежурный

Из чего складывается стоимость штатной службы

Собственная служба окупается объёмом, который загружает её равномерно: ежедневные обходы, мелкий ремонт, приём арендаторов, дежурство по объекту. Остальные работы распределены по году редкими пиками, и каждая упирается в допуск, прибор или аттестацию. Тепловизионное обследование щитов под нагрузкой попадает в квартальные работы, испытания и измерения в электроустановках выполняются по годовому графику, промывка системы отопления — летом, поверка узлов учёта — по межповерочному интервалу. Ни одна из этих позиций не заполняет штатную единицу, но каждая требует, чтобы к назначенной дате нашлись человек с действующей аттестацией и поверенный прибор. Содержать такой набор внутри имеет смысл при количестве объектов, на котором загружено каждое основание; на одном здании оно простаивает вместе с оплатой.

• Круглосуточное дежурство закрывается графиком сменности, в котором учтены отпуска, больничные и периоды обучения
• Аттестация и проверка знаний: ответственный за электрохозяйство, работы на высоте, обучение мерам пожарной безопасности — с периодичностью, установленной правилами
• Приборы: тепловизор, средства измерений для электроустановок, манометры и расходомеры — каждый со своим межповерочным интервалом и условиями хранения
• Специальные основания: электролаборатория, зарегистрированная в органах Ростехнадзора; организация, аккредитованная на поверку средств измерений; лицензия МЧС России на работы по средствам обеспечения пожарной безопасности
• Замещение: на время отсутствия ключевого специалиста нужен второй с тем же допуском, иначе работа переносится на следующий период
• Складской запас расходных материалов и типовых узлов, который лежит без движения до отказа

Где проходит граница ответственности

Передаётся объём работ и ответственность за их выполнение перед заказчиком, а не обязанности, которые закон закрепляет за правообладателем объекта. Требование содержать системы противопожарной защиты в работоспособном состоянии и вести журнал их эксплуатации Правила противопожарного режима адресуют владельцу здания: договор распределяет работы и даёт основание для претензии к исполнителю, однако перед надзорным органом отвечает правообладатель. Ответственный за электрохозяйство назначается распорядительным документом потребителя электроэнергии, и этим же документом утверждаются графики испытаний и измерений. Градостроительный кодекс при этом допускает, что лицо, ответственное за эксплуатацию здания, определяется договором, — и распределение обязанностей проще проверить, когда оно перечислено построчно, по каждой системе. Деление ролей, которое из этого получается, коротко записывается так: «Собственник управляет активом. Мы — его эксплуатацией».

• Переходит: регламентные работы по системам, включённым в предмет договора, с назначенной периодичностью и подтверждением каждой операции
• Переходит: ведение журнала эксплуатации и истории заявок в согласованной форме
• Переходит: постановка задач привлечённым организациям и приёмка их работ — лифтовое хозяйство, поверка узлов учёта, электроизмерения, специализированное оборудование
• Переходит: подготовка перечня работ за пределами регламента — с объёмами, очерёдностью и сроками
• Остаётся у собственника: назначение ответственного за электрохозяйство и ответственного за пожарную безопасность распорядительным документом
• Остаётся у собственника: утверждение годовой сметы содержания, решения по капитальным работам и по бюджету
• Остаётся у собственника: договоры с ресурсоснабжающими организациями и принадлежность документации объекта
• Остаётся у собственника: допуск на объект, режим работы арендаторов и согласование остановок оборудования

Приёмка объекта и дата, с которой начинается ответственность

Ответственность исполнителя не может начинаться раньше, чем зафиксировано состояние, которое он принимает. Приёмка идёт отдельным этапом до выхода на регламент и заканчивается тремя документами: описью систем и оборудования, ведомостью дефектов и перечнем позиций, по которым документация отсутствует. Работоспособное оборудование ставится на регламент в том виде, в каком принято. Неисправное попадает в ведомость дефектов и включается в регламент после восстановления, оформленного отдельным объёмом работ: обслуживать заведомо неработающую систему и отвечать за неё одновременно нельзя. Дату начала ответственности указывают в акте приёмки вместе с перечнем принятого; отказы до этой даты разбираются по прежней схеме, и это условие тоже лучше увидеть в договоре заранее.

• Инвентаризация: перечень систем с привязкой к помещениям и вводам, марки, год установки, фактическая наработка
• Комплектность документации: исполнительные схемы, паспорта, протоколы пусконаладки, журналы, даты последних испытаний и поверок
• Передача учётных записей администратора и ключей доступа к оборудованию — с проверкой входа и последующей сменой паролей
• Ведомость дефектов с делением на то, что восстанавливают до постановки на регламент, и то, что уходит в перечень капитальных работ
• Перечень действующих договоров подряда, которые сохраняются, с указанием, кто с этого момента принимает по ним работы
• Первый период по договору отводится под сверку: фактическая трудоёмкость и периодичность проверяются на объекте, по его итогам регламент уточняют дополнительным соглашением

Предмет договора и приложения, без которых он не работает

Предмет задаётся перечнем систем и оборудования с границами по каждой позиции: до какой запорной арматуры, до какого вводного автомата, до какой муфты. Формулировка «техническое обслуживание здания» в момент спора не помогает — по ней нельзя установить, входил ли отказавший узел в обслуживание. Состав и технику работ по группам систем описывают страницы направлений: «Управление и эксплуатация недвижимости» — календарь осмотров и регламентных работ, «Системы безопасности» — наблюдение, доступ, сигнализация и их обслуживание, «Инженерные коммуникации» — электроснабжение, водоснабжение и водоотведение, отопление, вентиляция, «Ремонт и реконструкция» — работы за пределами регламента, «Гидроизоляция и защита бетона» — подземная часть, если приёмка показала увлажнение. В договор этот состав переносится приложением, где у каждой операции указаны периодичность и источник требования: норматив, паспорт оборудования или решение сторон. Привлечение третьих лиц разрешается договором прямо — по общему правилу исполнитель оказывает услуги лично (ст. 780 ГК РФ). Когда разрешение дано, за действия привлечённых организаций перед заказчиком отвечает исполнитель: правило ст. 706 ГК РФ применяется к возмездным услугам через ст. 783.

• Перечень систем и оборудования с границами обслуживания по каждой позиции
• Регламент: наименование операции, периодичность, чем подтверждается выполнение — запись в журнале, протокол, акт
• Форма и маршрут заявки: классификация по срочности, порядок регистрации и закрытия, условия по времени реакции для каждого класса — величины определяются по типу объекта и фиксируются здесь же
• Форма отчёта и периодичность его представления, состав отчёта и срок, к которому он поступает собственнику
• Порядок работ за пределами регламента: кто согласует объём, по какой смете и в какой срок
• Порядок допуска персонала на объект, работа в присутствии арендаторов, согласование остановок оборудования
• Разрешение или запрет на привлечение третьих лиц и ответственность исполнителя за них
• Условия расторжения: срок уведомления, возврат документации, журналов, паролей и ключей по описи
• Обеспечение ответственности исполнителя

Как собственник проверяет, что регламент выполняется

Передача работ оставляет за собственником функцию проверки, и её предмет смещается к документам: график сопоставляется с журналом, журнал — с протоколами, протоколы — с фактическим состоянием выборочно взятого узла. Признаки формального обслуживания видны в тех же документах. Записи за квартал внесены одним днём и одной рукой. В отчёте нет ни одной перенесённой позиции, хотя остановки оборудования с арендаторами не согласовывались. Протоколы привлечённых организаций отсутствуют или выданы на другой адрес. Один и тот же узел закрывается заявкой третий сезон подряд и остаётся в текущем ремонте. Порог повторяемости, после которого узел переводится в перечень капитальных работ, задаётся регламентом — условие короткое, и внести его имеет смысл до подписания.

• Сверка годового графика с журналом эксплуатации: выполненные позиции, перенесённые, причина переноса
• Протоколы привлечённых организаций — испытания и измерения в электроустановках, поверка узлов учёта, проверка состояния огнезащитной обработки — с датами, адресом объекта и реквизитами исполнителя
• Выборочная проверка: одна позиция регламента за период проверяется на объекте вместе с представителем исполнителя
• Отчёт в неизменной форме, позволяющей сравнивать периоды между собой: выполнение регламента план-факт, заявки и сроки их закрытия, расход по узлам учёта, отклонения с причиной
• Перечень предстоящих работ к бюджетному циклу собственника — с объёмами и очерёдностью
• Документы исполнителя, проверяемые на дату договора и на дату его продления: лицензия МЧС России, выписка из реестра членов саморегулируемой организации, регистрация электролаборатории у привлекаемой организации